ما علامات أنك تجاوزت إكسل ومجموعات واتساب؟
أرى النمط نفسه في كثير من الأعمال الصغيرة في قطر. تبدأ الأمور جيداً: جدول للطلبات ومجموعة واتساب للفريق. ثم يكبر العمل وتظهر الثغرات.
- يعدّل شخصان الملف نفسه فيمحو أحدهما عمل الآخر.
- تتصفح مجموعة واتساب طويلة لتعرف ماذا طلب العميل الأسبوع الماضي.
- لا أحد يعرف ما في المخزون حتى يذهب أحدهم إلى الرف.
- الفواتير تُكتب يدوياً، والأرقام لا تتطابق دائماً مع الطلبات.
- شخص واحد فقط يفهم الجدول، ويتوقف العمل إذا غاب.
- تسأل الموظفين السؤال نفسه كل يوم: ما المعلّق؟
ماذا يعني النظام الخاص بعملك فعلاً؟
ليس مشروعاً ضخماً ومكلفاً. هو أداة واحدة بسيطة، مبنية على طريقة عملك الحالية، تجتمع فيها الأمور الأساسية.
- الطلبات: من طلب ماذا، وفي أي مرحلة هو.
- العملاء: الأسماء والأرقام والتاريخ في قائمة واحدة.
- الموظفون: من يعمل على ماذا، ومن يرى ماذا.
- المخزون: ما لديك وما يوشك أن ينفد.
- الفواتير: تُنشأ من الطلب، مرقّمة بالتسلسل، وسهلة البحث.
متى يظل إكسل كافياً؟
بصراحة، في أحيان كثيرة. إذا كنت وحدك أو معك شخص واحد، ولديك بضع عشرات من الطلبات في الشهر، فجدول مرتب يؤدي الغرض دون تكلفة. والنظام عندها أكثر مما تحتاج.
وإكسل ممتاز أيضاً للحسابات السريعة والتقارير المنفردة وترتيب الأفكار. حتى مع النظام الخاص ستستمر غالباً في استخدامه لذلك، والنظام الجيد يتيح لك تصدير بياناتك إلى إكسل متى شئت.
اختبار تقريبي: إذا كان الجدول لا يكلّفك وقتاً أو مالاً أو عملاء، فاتركه كما هو. وإن كان يكلّفك، فتابع القراءة.
هل يمكن الانتقال دون إيقاف العمل؟
نعم. لا ينبغي لأحد أن يغلق متجره أسبوعاً ليغيّر برنامجه. أعمل على خطوات، وتبقى طريقتك القديمة تعمل حتى تثبت الجديدة نفسها.
- نتحدث مجاناً عن طريقة عملك اليوم وأكثر ما يزعجك.
- أبني أولاً الجزء الأكثر إزعاجاً. تحصل على أول نسخة تعمل خلال 7 أيام.
- تجربها أنت وفريقك في عمل حقيقي، وتخبرني بما يجب تعديله.
- نُدخل جداولك القديمة إلى النظام، فلا يضيع أي سجل.
- حين يرتاح الفريق يتوقف العمل بالطريقة القديمة، وليس قبل ذلك.
كم التكلفة وكم المدة؟
يستغرق النظام نحو أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع إجمالاً، مع أول نسخة تعمل خلال 7 أيام. والسعر ثابت، أقدّمه لك بعد مكالمة مجانية، فتعرف الرقم قبل أن نبدأ ولا يزيد أثناء العمل.
كل ما أبنيه لك ملك لك. وإذا لم يفدك النظام في عملك فلا تدفع. وتجد التفاصيل في صفحة الأسعار.
وإذا كنت تقارن بين هذا والبرامج الجاهزة فهذا أمر معقول. البرامج الجاهزة أرخص في البداية وتناسب من يعمل بطريقة معتادة. أما النظام الخاص فيكلّف أكثر في البداية ويناسب أكثر من تكون طريقة عمله خاصة به. وهناك صفحة مقارنة منفصلة لذلك.
كيف تقرر؟
اكتب ثلاثة أمور تضيّع أكبر وقت في الأسبوع. إذا كان إكسل يحلّها فاستخدمه. وإذا كان الجواب دائماً ملفاً آخر أو محادثة أخرى أو شخصاً عليه أن يتذكّر، فهذه مشكلة نظام.
أرسل لي هذه الأمور الثلاثة على واتساب، وسأخبرك بصدق إن كنت تحتاج نظاماً أم يكفيك جدول أفضل.