مساعد على واتساب أم موظف استقبال إضافي؟
إذا كانت مشكلتك رسائل تبقى بلا رد في الليل أو وقت الغداء أو عند انشغال الفريق، فمساعد واتساب هو الأنسب غالباً. وإذا كان عملاؤك يدخلون إلى المكان ويحتاجون وجهاً مرحّباً، أو كانت معظم المحادثات حساسة أو معقدة، فوظّف شخصاً. وكثير من الأنشطة تحتاج الاثنين: يتولى المساعد الرد الأول ثم يحوّل المحادثة إلى فريقك عندما يلزم شخص حقيقي.
جنباً إلى جنب
| ما الذي يهمك | مساعد واتساب | موظف استقبال إضافي |
|---|---|---|
| ساعات التغطية | يرد في أي ساعة، حتى الثانية فجراً. | يغطي فترة دوامه. وزيادة الساعات تعني ورديات أو موظفين إضافيين. |
| اللغات | يرد بالعربية والإنجليزية. | اللغات التي يتقنها ذلك الشخص. |
| الحالات المعقدة والحساسة | يحوّل المحادثة إليك عندما يلزم شخص حقيقي. | أفضل في تقدير الموقف والتعامل مع العميل الغاضب وكل ما يحتاج عناية حقيقية. |
| استقبال الزوار شخصياً | ليست مهمته. فهو يعمل في المحادثات. | نعم. الشخص وحده يستطيع أن يستقبل الزائر عند الباب. |
| مدة التجهيز | من 5 إلى 7 أيام. | البحث عن موظف وتوظيفه وتدريبه يستغرق وقتاً. |
| كيف تُحسب التكلفة | سعر ثابت بعد مكالمة مجانية، يُتفق عليه قبل بدء أي عمل. | راتب شهري، سواء كان اليوم مزدحماً أو هادئاً. |
| عند نمو العمل | يتعامل مع محادثات أكثر في الوقت نفسه دون توظيف. | زيادة العملاء تعني عادة زيادة الموظفين. |
| من يملك البيانات | كل شيء ملكك: الإعداد وبيانات عملائك. | يعتمد على طريقة تسجيل فريقك للمحادثات والحجوزات. |
أي خيار يناسبك؟
اختر مساعد واتساب إذا
- يراسلك العملاء خارج ساعات العمل ولا أحد يرد حتى الصباح.
- تتكرر الأسئلة نفسها عن الأسعار والمواعيد والحجوزات.
- يكتب عملاؤك بالعربية والإنجليزية.
- تريد تكلفة ثابتة تعرفها قبل أن تبدأ.
- يضيع وقت فريقك في كتابة الردود نفسها طوال اليوم.
اختر موظف استقبال إضافي إذا
- يدخل العملاء إلى المكان ويتوقعون من يستقبلهم.
- معظم محادثاتك حساسة أو عاطفية أو يصعب توقعها.
- العمل في معظمه مكالمات هاتفية ولقاءات وجهاً لوجه، لا محادثات مكتوبة.
- تحتاج شخصاً يقوم بأعمال أخرى في المكتب أيضاً.
- عملاؤك يفضلون ببساطة أن يتحدثوا إلى شخص في كل مرة.
استخدمهما معاً
يرد المساعد أولاً ليلاً ونهاراً ويحجز الأمور البسيطة. وبعدها يتفرغ موظف الاستقبال للزوار الحاضرين وللمحادثات التي تحتاج شخصاً. ويحوّل المساعد هذه المحادثات إليه، فلا يضيع شيء ولا يضطر أحد إلى التكرار.
أسئلة شائعة
هل سيحل مساعد واتساب محل موظف الاستقبال؟
ليس بالضرورة، ولا ينبغي ذلك إذا كان عملاؤك يحتاجون شخصاً. فهو يتولى الأسئلة المتكررة والرسائل خارج ساعات العمل، ليتفرغ موظفك للعمل الذي يحتاج شخصاً.
ماذا يحدث عندما لا يستطيع المساعد الإجابة؟
يحوّل المحادثة إليك أو إلى فريقك، فلا يبقى العميل عالقاً مع آلة.
كم تبلغ تكلفة المساعد مقارنة بالتوظيف؟
يحصل المساعد على سعر ثابت بعد مكالمة مجانية، يُتفق عليه قبل بدء أي عمل. أما التوظيف فراتب شهري. والأرخص يعتمد على عدد الساعات التي تريد تغطيتها، لذلك أناقش حالتك معك في المكالمة.
تابع القراءة
أنشطة يظهر فيها هذا السؤال
لست متأكداً أي خيار يناسبك؟ اسألني.
الخطوة الأولى مكالمة مجانية. وسأخبرك بصراحة إن كان الخيار الآخر هو الأنسب لك.